En una implementación de ERP, la parte que más suele atrasarse no es la configuración del sistema. Son los datos. Y casi siempre por el mismo motivo: se descubre tarde que la información que había que migrar estaba incompleta, duplicada o desactualizada.
La buena noticia es que ese trabajo se puede empezar antes, incluso antes de haber elegido la herramienta. Es trabajo que sirve igual.
Qué se migra realmente
No todo lo que existe hay que migrarlo. Conviene separar en tres grupos, porque cada uno tiene un esfuerzo y una urgencia distintos.
Los datos maestros son los que definen la operación y se usan todos los días: clientes, proveedores, productos, listas de precios, sucursales, depósitos. Se migran sí o sí, y son los que más limpieza necesitan.
Los saldos iniciales son la foto del momento del arranque: stock por depósito, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos de caja y bancos. No es historia, es el punto de partida.
El histórico son las ventas, compras y movimientos anteriores. Es el grupo más grande y el que menos se necesita en el día a día. Migrar diez años de comprobantes suele costar más de lo que aporta; muchas empresas resuelven dejando el sistema anterior accesible en modo consulta.
Empezar por los datos maestros
Es donde está el grueso del trabajo real. Las revisiones que más rinden:
- Duplicados. El mismo cliente cargado tres veces con tres formas de escribir el nombre. Si tienen RUC o CI, ese es el criterio para unificar.
- Registros muertos. Clientes que no compran hace años, productos discontinuados. No hace falta borrarlos, sí decidir cuáles no se migran.
- Campos obligatorios vacíos. RUC, condición frente al IVA, dirección, contacto. Lo que hoy se resuelve preguntando, en un sistema nuevo bloquea una carga.
- Códigos de producto inconsistentes. Si el mismo artículo tiene un código en compras y otro en ventas, este es el momento de unificarlo.
- Unidades de medida. Que "caja" signifique lo mismo en todos los registros.
Nada de esto requiere una herramienta especial. Se hace exportando lo que hay a una planilla y revisándolo con la gente que usa esos datos todos los días.
Definir la fecha de corte antes que nada
La fecha de corte es el día a partir del cual el sistema nuevo pasa a ser la fuente de verdad. Todo lo anterior queda en el sistema viejo o en el histórico migrado; todo lo posterior se opera en el nuevo.
Sin esa fecha definida y comunicada pasa lo predecible: durante semanas se carga en los dos, y ninguno de los dos queda confiable.
Conviene elegirla en un momento de baja actividad y coordinar el inventario físico lo más cerca posible. Los saldos iniciales de stock deberían salir de un conteo real, no de lo que decía el sistema anterior.
Quién responde por cada dato
Cada grupo de datos necesita una persona que decida. No que cargue: que decida cuando aparece una duda.
| Dato | Quién suele decidir | Decisión típica |
|---|---|---|
| Clientes | Comercial | Si un cliente inactivo se migra o no |
| Proveedores y compras | Compras | Qué proveedor queda como titular de un producto |
| Productos y precios | Comercial / Compras | Qué código queda y cuál se descarta |
| Stock inicial | Depósito | Qué cantidad es la buena si hay diferencias |
| Saldos por cobrar y pagar | Administración | Qué deuda se da por vigente |
Sin este cuadro definido, cada duda se convierte en una reunión.
Validar antes de arrancar
Antes de dar por cerrada la migración hay tres controles que conviene hacer sí o sí.
El primero es cuadrar totales: la suma de las cuentas por cobrar migradas tiene que dar igual que en el sistema anterior, y lo mismo con las cuentas por pagar y con el valor del inventario. Si no cuadra, algo se perdió en el camino.
El segundo es probar con casos reales: tomar cinco o diez operaciones típicas de la empresa y recorrerlas completas en el sistema nuevo, de punta a punta, incluida la emisión del comprobante.
El tercero es revisar con quien usa el dato. Que la persona de depósito mire el stock migrado y que la de administración mire los saldos. Un error de migración lo detecta más rápido quien conoce el dato que quien lo cargó.
Cuánto tiempo lleva
Para una empresa mediana, con la operación andando en paralelo, un cronograma razonable ronda las ocho semanas: dos para exportar todo lo que existe y armar el inventario de fuentes, tres para la limpieza de datos maestros, una para definir fecha de corte y responsables, una para la carga de prueba y la validación, y la última para el inventario físico, los saldos iniciales y el arranque.
Los plazos varían con el volumen y con el estado inicial de los datos, pero la proporción se mantiene: la limpieza siempre pesa más que la carga.
Lo que conviene tener claro
La migración no es una tarea técnica que se delega y se espera. Es una revisión de la información con la que la empresa venía trabajando, y suele ser la primera vez en años que se mira con atención.
Empezar temprano tiene un beneficio adicional: aunque la implementación se postergue, los datos quedan mejor de lo que estaban.
Si estás evaluando implementar Almendra, hablemos y revisamos juntos en qué estado están tus datos.